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[分享]监理日志、通知、例会纪要，这样写！
1监理文件的构成
众所周知，具有相应资质的工程监理单位在与建立单位签署拜托监理合同后，随即着手组建驻地的项目监理机构，该机构任务是代表工程监理单位实行合同，详细工作是依据合同商定对工程项目停止目的控制，也就是三控、三管、一谐和(费用控制、进度控制、质量控制、合同管理、信息管理、平安管理、谐和各参建单位工作关系)。
监理机构在停止目的控制过程中需求做的各种工作可归结为外业工作，而在此过程中构成的文字记载就是内业材料。质量验收、巡查、召开监理例会、工程计量、费用核算、索赔事情调查、传达上级单位文件、针对工程变卦停止工作联络谐和等等都是外业工作的表现方式，构成的巡查记载、会议纪要、监理工程师通知单、监理月报等文件就是内业材料。监理工作有必要注重内、外业工作的分离，依据工程项目特性、建立单位请求合理调整内外业工作所占比重。一旦只关注外业工作而无视内业工作，极易呈现监理工作结果无追溯性、质量平安事故监理无躲避义务的证据。相反，一味追求内业材料完好性而轻视外业工作，也会招致工作脱离实践、工作务虚、资料失真。外业工作向内业材料提供信息数据源，可视为内业材料的“参考索引文献”或载体，而内业材料充沛反映外业工作成果，可视为外业工作的表现方式。两者有机分离、互相促进，才干更好地推进监理工作展开。
2监理文件的品种目录
依照监理合同签署后的时间次第，监理文件有监理大纲、监理规划、监理施行细则、会议纪要、监理工程师函、监理工程师联络单、监理工程师通知单、监理日志、监理周报、监理月报、监理质量评价报告、监理工作总结等。除此之外还有旁站监理记载、平行检查记载等。
由于平安消费重要性及特殊性，监理材料中的平安材料单独整理成册，笔者有幸参与某电子工业厂房建立项目，作为平安专业监理工程师，亲力亲为编写整理平安监理材料，包括平安监理日报、平安监理周报、平安监理月报、平安监理睬议纪要、平安监理信函、平安监理工程师通知单、平安缺失整改记载(SA Non-Conformity Record)、平安监理施行细则等。除此之外还有大型机械安拆旁站记载、平安监理检查表等。
以上文件互相照应，构成监理内业工作成果。
3监理文件编写共性
监理工作文件固然品种繁多，编写工作量及强度惊人，但是存在一定共性，前人在此根底上总结丰厚，使监理从业人员在编写文件时依据固定的大纲、框架停止填充，在减轻工作量的同时也使得文件编写遵照一定的规律。笔者总结，监理文件的编写共性在于以下几点。
(1)各类监理文件框架内容都盘绕着工程项目管理目的控制展开。目的控制即三控、三管、一谐和。特别是监理大纲、规划、月报、会议纪要、工作总结等，中心内容都是目的控制。
(2)监理文件编写第一人称均在公正、独立的第三方立场。依据监理标准、拜托监理合同及监理工作特性(公正、独立、科学、效劳)准绳，明白表达监理工作指示。特别是监理睬议纪要，其内容客观反映各参建单位的意见，同时依据合同条款及设计企图作出指示。
(3)监理文件注重专业化术语、以事实为根据，坚持客观理性、摒弃客观理性剖析问题。监理工程师通知单反映的问题根本以施工现场实测实量为根据、以设计标准为准绳、以监理工程师具备的专业化学问停止剖析，措辞明白，从而使义务单位愈加透彻地领悟监理机构指示，防止扯皮现象。
(4)监理文件偏重监理工作绩效前瞻性、全面性、针对性。在下一道工序停止前，监理机构经过签发例会纪要、监理联络单及时告知施工单位需求留意的事项，这种前瞻性行为反映了监理工作事前控制、主动控制。同样会议纪要、月报、大纲及规划等监理文件内容全面详实，反映监理工作全过程控制的特性，而监理通知单、联络单针对某一事项作出指示，表现“一事一单”。
4监理文件编写技巧
由于监理大纲、规划、施行细则、月报等文件已构成固定模板，所以笔者在此仅对日志、信函、会议纪要等监理过程文件编写技巧停止扼要剖析。
4.1监理日志及平安监理日报
监理日志是反映监理机构每日工作成果的记载，应由专业监理工程师编写，总监或总监代表审核后签发相关参建单位。监理日志内容应包括项目称号、日期、天气等常规内容，中心内容包括现场施工内容(包括人、机、料等资源投入状况)、施工进度状况、施工质量问题、监理工作状况、签发监理文件台账、之前问题整改复查状况、工程照片等。表达方式可采用表格方式，直观明白(见表1)。
表1监理日志
监理日志
项目称号：杭州市××安顿房一期工程项目
日期:XX年XX月XX日,星期X
天气:晴,温度:16℃～26℃,风向风力:东风3～4级
一、施工内容
公式：施工部位+施工内容+资源投入量;
eg:7#楼停止土方开挖作业，现场投入发掘机3台、渣土车10台，配协作业工人6人
二、施工进度
公式：施工部位+施工内容+完成状况;
eg:9#楼停止A～F/1～6轴梁板钢筋装置，已完成60%
三、施工质量问题
公式：义务单位+施工部位+施工内容+存在问题+评判规范+处置状况;
eg:××单位在4#楼停止筏板模板装置施工，模板外表未涂抹隔离剂且相邻两板上下差为5mm，不契合《混凝土构造工程施工质量验收标准》中模板工程主控项请求，现场已请求施工单位整改
四、监理工作状况
公式：组织单位、参与单位、工作部位、工作内容、工作结果;
eg:监理机构总监组织建立、设计、勘察、质量监视站、总承包单位及桩基施工单位对2#楼桩基停止完工验收，各方统一结论为验收经过
五、签发监理文件台账
文件编号
文件标题
接纳单位
能否回复
JLTZ-023
关于10#楼3层模板支撑体系搭设不标准的通知单
××单位
需求回复
六、之前问题整改复查状况
公式：施工部位+存在问题+复查状况+整改实效;
eg:针对8#楼根底外墙防水卷材搭接长度缺乏的问题，经复查，问题部位已返工整改，契合标准请求
七、工程照片
应粘贴反映监理工作、施工内容、视察指导、工程问题的照片，并附照片阐明
关于平安监理日报，经过工作理论，笔者倡议采用表格方式反映施工现场平安隐患及监理工作，可见以下表格方式(见表2)。
表2平安监理表格一
平安监理日报1
项目称号：广州市×××××工程项目
日期:2014年04月12日,星期六
天气:多云,温度:20℃～29℃,风向风力:南风4级
一、平安巡查发现的平安问题及整改请求
公式：施工部位+施工义务单位+施工内容+平安问题+存在平安隐患类别+整改请求;
eg:综合楼南侧，外墙装饰单位停止玻璃幕墙装置专业，5#电动吊篮悬吊平台内放置电焊机，且焊把线缠绕吊篮防护栏，存在触电伤人的平安隐患，对此请求义务单位增强现场监控，根绝此类违章作业现象
二、之前平安隐患整改复查状况：
公式：施工部位+存在问题+复查状况+整改实效;
eg:2#楼深基坑临边防护栏缺失警示红灯，经复查曾经装置投用，满足平安警示需求
三、签发平安监理文件台账
公式：接纳单位+文件编号+文件标题+能否回复;
eg:向装饰单位发出编号为AQJLTZ-035的关于不得随意倾倒建筑渣滓的通知单，请求2日内回复
四、平安照片
应粘贴反映平安监理工作、平安问题的照片，并附照片阐明
以上表格文字叙说偏多，反映问题缺乏一定的直观性，因而倡议采用平安监理表格二(见表3)。
表3平安监理表格二
平安监理日报2
项目称号：福州市×××××工程项目
日期:2014年04月10日,星期四
天气:多云,温度:20℃～28℃,风向风力:东风4级
一、平安巡查发现的平安问题及整改请求：
义务单位
施工部位
违章现象、行为
整改请求
附图编号
土建单位
2#车间
废品模板直接堆放在模板支撑架体上，无卸料吊装平台
请求扫除隐患，根绝此类不平安状态
一
二、之前平安隐患整改复查状况及闪光点
义务单位
施工部位
复查状况、闪光点
附图编号
总包单位
施工道路两侧
已设置吸烟棚且装备灭火器，契合消防请求
八
三、签发平安监理文件台账
文件编号
文件标题
接纳单位
能否回复
AQJLTZ-044
关于施工现场二级配电箱接线不标准的通知
总包单位
需求回复
四、平安照片
应粘贴反映平安监理工作、平安问题的照片，并附照片阐明
上表栏目规划明晰，内容直观，更有利于阅览者了解，值得推崇。
4.2监理工程师通知单/联络单/信函
监理工程师通知单是针对施工现场存在突出、有一定风险水平的问题而签发，其效能高于监理联络单及监理工程师函，前者请求施工单位务必限期整改并作出书面回复，后两类文件无强迫性回复特性，多用于前期提示、传达上级部门文件等，反映事前控制。但一些监理从业人员在编写该文件时存在以下诸多不当之处：
(1)对施工项目部的称谓不当。一些监理机构称之为“贵司”，其施行工单位项目部是代表施工企业驻场实行施工承包合同的机构，施工现场发作问题的直接义务者及监理文件接纳者均为施工项目部，而非施工企业。且监理机构与施工项目部是监理与被监理的关系，彼此并无合同关系约束，监理机构正常展开工作是代表建立单位停止工程管理，编写此类文件应立足于严肃立场。
(2)自称不当。监理文件编写者多自称“本监理单位”，依据GB/T50319—2013《建立工程监理标准》规则，监理企业派驻施工现场实行合同的是监理机构，同样它是监理企业的代表，针对现场存在的诸多问题，监理文件签发者是监理机构，而非监理企业。同样监理文件签发章为监理机构专用章而非监理企业公章。
(3)问题描绘证据含糊。一些刚从业的监理人员在编写文件时不可防止地运用诸如“现浇构造尺寸偏大”、“钢筋网眼疏密不均”等带有客观理性的语句。监理工作应该基于施工现场实测实量，一个问题结论的作出必需有客观数据来支撑，所以有必要引入数据来证明监理方观念。
(4)指示口吻不当。针对某问题作出的指示应该是“请求”、“责令”等严肃性动词，毕竟采用监理通知单反映的质量平安问题都较为严重，所以有必要让义务单位了解监理机构指令的权威性、时效性。不过一些文件编写者运用“烦请”、“倡议”等带有磋商或犹疑性用词就不适宜。
(5)结语运用不当。通常状况下，在监理文件作出指示后以“特此通知”或“特此函告”完毕，少数编写者模拟施工单位附上“顺祝商祺”，此为弄巧成拙之举，与工作无直接联络，反而降低文件严肃性。
4.3监理例会纪要
普通工程项目召开监理例会的频率是一周一次，特殊或严重项目可能会进步频率。该会议触及的内容绝不是一周七天监理日报的数学叠加，更不是监理周报的翻版，它的内容深度表现在监理日报、周报的突出问题的汇合，广度表现在包括目的控制七大内容。所以此文件重要性显而易见。
例会纪要不是将发言者的陈说逐字逐句地记载，而是整理，是有选择性、突出重点地罗列。在整理过程中关键的是该如何将发言者的陈说言简意赅地表现在纪要上。笔者以为能够自创文言文翻译时“信、达、雅”的请求。
信，就是老实。纪要整理者在工作时完整依照发言者的口吻、思绪表述其立场，不得歪曲其原话意义。在形容词、副词修饰方面需求认真揣摩。换言之，即使对发言者原话不是很认同，也不能擅自假造可能改动其本意的语句。否则在某种意义上对发言者不敬，同时不扫除别人在会议期间运用录音安装搜集证据的可能性，一旦原始记载与纪要偏向很大，那么监理机构在纠葛中将处于被动位置。所以信是最根本的条件。
达，即语句通畅。在确保纪要与发言者原话意义无限贴近的状况下方可寻求口语句上的通畅。对纪要停止必要的构造调整、次第的互换，可使纪要内容更容易被阅读者接纳，防止由于了解偏向形成的问题。
雅，是言语正轨、漂亮，这离不开一定水平的修辞，当然在监理工作会议纪要上主要表如今专业术语的运用上。在做到信、达的根底上才干停止雅的修饰，此举也表现出纪要整理者乃至监理机构文字组织才能程度。从某种水平上说雅是信、达的“上层建筑”、“形象公关”。
5结语
(1)由于全社会对平安消费的注重度不时进步，理想中存在一种误区，即平安文件应该不加限制地签发，从而到达躲避监理平安义务的目的;而且一个平安问题不只签发给义务单位，同时抄送至其他施工单位。此举不一定能考证“质变惹起质变”的原理，相反表现收工作存在一定水平的自觉性。由于监理机构编写监理文件仅追求数量而无视平安管理的深度和广度，那么管理程度及平安隐患辨认程度可能停滞不前。尊崇科学管理的监理机构团队会依据施工进度及工作内容审时度势地签发平安文件，将施工现场潜在风险源予以罗列并有针对性地签发文件，到达事前、事中控制的目的。
(2)一些监理机构习气将施工现场一切问题采用一份文件(通知单、信函或联络单)发出，在表现文件内容丰满全面的同时却无视了文件针对性的准绳。如此无偏重点的文件会引发阅读者误解。
(3)目前一些文件缺乏图像材料，监理文件全盘文字叙说，无任何附件支持，那么施工单位在回复时也可能不会附上闭合图片附件，如此该过程能够解读为务虚、伪造。
(4)监理文件编写是一个系统工程，触及面广。而编写程度也是随着国度法律法规、标准的更新与时俱进，只要不时解读分析法规、标准性条文才干更好地完善监理文件的编写工作。
文章选自《建立监理》2015年浙江江南工程管理公司增刊。
本文转自：建立监理
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