投资公司财务制度
投资公司财务制度
目 录
总则
财务岗位工作职责
货币资金的管理
对外放贷管理
固定资产管理
投资管理
财务预算管理
费用报销管理
财务分析
会计档案管理办法
发票和收据的使用管理
财务保密制度
第一章 总 则
为规范公司财务管理，加强对公司财务工作的管理与监督,保证资产安全，充分发挥财务的预测、控制作用;规范公司投融资行为，提高资金运作效率，减少投资风险，保证资金运营的安全性与收益性;完善财务报告与分析，严格财务审批程序;加强会计档案和发票、收据的管理，提高财务保密意识。现根据《会计法》等有关国家财经法律、法规和公司章程、合同，结合本公司的具体情况，特制定本制度。本制度经总经理审批后生效。公司必须严格按照本财务制度执行。
第二章 财务岗位工作职责
公司财务部设立出纳，主管会计两个岗位，工作职责如下：
一 出纳岗位工作职责
负责办理公司现金、银行结算业务;负责保管库存现金、银行票据和各种有价证券;进行本部门日常后勤管理工作。具体如下
1.办理公司现金、银行结算业务，包括：提取现金、存现业务、现金报销业务;办理银行存款转账、签发支票、电汇、本票等结算业务;对未经批准的或手续不全的银行付款负相应责任
2. 负责购买、保管及签发支票和其他银行票据，登记票据领用簿，定期盘点.
3.负责保管库存现金，定期盘点，做到账款相符;根据现金收支业务，核对现金日记账，做到日清月结;对现金短款负直接责任
4.根据银行结算业务，定期与银行核对，做到账实相符。
5. 领取银行业务回单及对账单，并及时传递给主管会计入帐，对帐。
6.办理每月职工保险帐户缴费业务。
二
负责编制公司的会计凭证，登记总账、明细账簿，编制公司年度、月度财务报表，预算编制和分析，进行财务分析和税务申报和筹划;负责公司往来款项、日常费用的核算、审核和管理;负责会计电算化管理;负责公司会计档案的管理以及总经理交给的其他工作，具体如下：
1.每月月底向总经理提交下月预算支出表，以及上月预算执行情况分析表;每月10日之前向总经理提交上月银行余额调节表以及其他财务报表。
2.日常帐务处理，对业务活动是否经过审批，手续是否齐全以及原始凭证的真实性，合法性，合理性进行审核，审核无误后，方可入帐。对凭证的真实性，手续齐全负责，不真实或手续不齐全的业务支出除追究当事人的责任，还要追究主管会计的责任。
3.每月在规定的缴税期限内办理纳税申报等税务工作，不得延误，如因工作失误造成税务申报延误产生的罚金由本人承担。
4.负责发票的购买，领用，登记，保管工作;收据的开具，登记，保管工作。
5.负责会计凭证、账簿、会计报表、税务申报表的装订、保管工作;负责建立会计档案的分类索引工作。
6.负责对财务软件每月备份工作。
第三章 货币资金以及印章管理
一 现金的管理
1.出纳必须对现金做到日清月结，随时清点库存现金。财务部及有关人
员必须定期或不定期对库存现金进行抽查，以保证帐实相符。
2.现金库存不得超过公司核定的库存，限额为人民币伍万元，现金的开支范围为：职工的工资、津贴、劳保费、福利费、奖金等及国家规定对个人的零星支出;出差人员必须随身携带的差旅费;结算1000元以下的零星支出等。
3.严格执行国务院关于现金管理暂行条例的规定，不准以收抵支，不准以白条抵库存现金。
4.领取现金时，要持有符合公司资金支付审批程序的有效单据(如借款单或报销单)，财务方可支付现金。
5.公司原则上不允许为员工垫付款项，如有特殊情况必须报总部批准。
二 银行存款的管理：
1.属于市内超过1000元以上的支出，采用转帐支票。不准开空头支票。
2.出纳购买支票后，将其号码登记到支票领购簿。公司内部人员因借款领取支票时，要持有注明借款用途、金额和公司规定的审批人员的借款申请单，并登记支票领用薄，方可签发支票。借款要按批准的用途使用，不得挪做他用。超过用款限额，必须事先征得原批准人和财务部同意，否则出现银行空头而被罚款，由借款人负全部责任。支付支票时，需要登记付款对象，支票领受人需要在支票领购簿和支票头上签字。
3.持支票人员，一旦发现丢失，应立刻通知财务部，马上到收款单位和银行挂失查找，查找无效，需到电视台或报社等部门声明作废。由此造成的损失由责任人承担。
4.银行账户必须按国家规定开设和使用，银行账户只供本单位经营业务收支结算使用，严禁出借账户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。
5.银行账户印鉴不准一人统一保管使用，印鉴保管人临时出差时由其委托他人代管。
三 其他银行票据管理
各种银行票据都必须由公司财务部统一购买，财务部应指定专人负责。
每次购入票据时间、本数、起止号等内容登记在票据登记簿上，且必须连续编号。在摘要栏内，也要写明这些支付票据摘要，以备查考。
三 印章管理
公司应加强对预留银行印鉴的管理。财务专用章原则上由主管会计保管，个人名章必须由出纳保管。
各印章保管人不得擅自将自己保管的印章交由他人保管，也不得私自接受他人保管使用的印章。
各印章必须严格按规定的业务范围和批准程序使用，不得乱用、错用。印章保管人应在使用时严格审查，注意内容，防止漏洞。
保管印章人员因出差等而需由他人暂时保管的，必须予以书面授权并进行记录，登记在案，以备查询;各印章平时不用时，应放在上锁的安全地方，做到“人走章收”。
第四章 对外放贷管理
对外放贷要提交对外放贷申请表，格式如下：
| 放贷单位基本情况 | |
| 单位名称 | |
| 法定代表人 | |
| 主营业务 | |
| 财务状况 | (如需要,单独分析) |
| 风险评级 | |
放贷担保方式 |
|
| 放贷金额 | |
| 资金来源 | |
| 贷款期限 | |
| 利息率(%/月) | |
| 利息收取方式 | |
| 本金担保方式 | |
| 利息担保方式 | |
| 其他担保 | |
| 经办人 | |
经总经理同意，方可签定借款合同，借款必须有同等价值或以上的资产作抵押或担保。对于到期收不回的贷款和利息损失，经办业务人员应负相应责任。公司主管会计要对借款合同和抵押担保合同进行审核，并且做好合同登记保管工作。对贷款和利息的收回进行监督，对于到期未收回的贷款和利息及时采取催收措施。
第五章 固定资产管理
固定资产是指使用期限在一年以上，单位价值在人民币2000元以上的房屋建筑物、机器设备、运输工具及办公设备等。
一 固定资产购置
购置固定资产，填制固定资产购置申请表，格式如下：
固定资产购置申请表
| 申请部门 | 用途 | ||
| 资产名称 | 计量单位及数量 | ||
| 资产购置说明 | |||
| 预算金额 | 总经理审批 | ||
年 月 日
经公司总经理审批同意方可购入。
购置固定资产坚持“货比三家”的原则，选择价格最优、质量最好的供应商，对于5万元以上的项目必须采取公开招标的方式进行。
二 固定资产核算
财务部门办理固定资产入帐手续时，必须严格核对合同、发票、请购单、验收单是否相符，必要时应索取招投标文件、上网询价等方式进行复审。
建立固定资产卡片，台帐，及时反映固定资产的增、减变动等情况，做到帐、物一致。固定资产按照平均年限法计提折旧，残值率为5%。
第六章 投资管理与风险控制
一 短期投资管理
这里的短期投资主要指证券投资。主管会计在每月月底根据网上交易记录或者交割单及时将短期投资买卖交易入帐，并结出投资收益。并且核对其他货币资金——存出投资款余额与证券公司投资帐户余额是否一致。月末向总经理提交短期股票投资收益情况表。
| 短期股票投资收益情况表 | ||||
| 期间 | 2007年 X 月 | |||
| 股票名称 | 每股买入价 (包含手续费) |
每股买出价 (扣除手续费 |
股数 | 收益(+表示盈利) 亏损(-表示亏损) |
| 合计 | ||||
同种股票一月买卖多次，买入价按照每股平均买入价计算，卖出价按照每股平均卖出价计算。
２.项目投资管理与风险控制
公司进行项目投资，必须事先进行可行性研究，向集团公司提交可行性分析报告，可行性分析报告必须包括以下几方面：
对公司发展战略的影响;
对公司经营的影响;
主要风险和应对措施;
公司的资源包括人力、物力、财力、管理能力能否满足新的投资需要;
投资成本效益分析;
税务论证;
投资方式以及有关收益分配方案
有关合同、(协议)草案;
资金来源及投资企业的资产负债情况;
有关合作单位的资信情况;
政府的有关许可文件;
项目执行人的资格及能力等。
可行性研究报告经总经理研究决定同意后，方可实施项目投资。
第七章 财务预算管理
为加强资金控制，提高资金运用效率，有计划地安排投资活动，对资金收入支出实行预算管理。
主管会计在每月月底将下月资金预算表报总部审批，格式如下：
| 单位:上海新泰厚投资有限公司 | 预算期:2007-5 | ||
 金额 |
现金 | 银行 | 合计 |
| 项目 | |||
| 月初余额 | |||
| 资金流入 | 0 | 0 | 0 |
| 贷款利息 | |||
| 贷款本金收回 | |||
| 投资收益 | |||
| 内部往来流入 | |||
| 其他(按具体项目填列) | |||
| 资金流出 | 0 | 0 | 0 |
| 办公费用 | |||
| 房租 | |||
| 差旅费 | |||
| 业务费 | |||
| 物业管理费 | |||
| 车辆费用 | |||
| 工资 | |||
| 固定资产购入 | |||
| 放贷支出 | |||
| 其他(按具体项目填列) | |||
| 预计资金余额(余或缺) | 0 | 0 | 0 |
| 主管会计 集团财务部 | 分管副总 | 总经理 | |
经总经理审批后，方可执行。对于当月超出预算的支出需要提交预算外报销申请单，经总经理审批同意方可报销。主管会计应对提报预算的各项支出金额的合理性进行审核。严禁没有依据多报预算。
为保证预算目标的实现，应对预算的执行情况进行及时的反馈。主管会计每月月底编制预算执行表，比较实际与预算目标的差异，并作差异分析;并提交集团公司审核。
| 资金预算执行分析报表 | ||||||||
| 单位:上海新泰厚投资有限公司 | 预算期:2007-5 | 执行期:2007-5 | ||||||
| 现金 | 银 行 |
合 计 |
现金 (实际 发生) |
银行 (实际 发生) |
合计 | 差异额 | 差异说明 | |
| 月初余额 | ||||||||
| 资金流入 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 贷款利息 | 0 | |||||||
| 贷款本金收回 | 0 | |||||||
| 投资收益 | 0 | |||||||
| 内部往来流入 | 0 | |||||||
| 其他 | 0 | |||||||
| 资金流出 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 办公费用 | 0 | |||||||
| 房租 | 0 | |||||||
| 差旅费 | ||||||||
| 业务费 | ||||||||
| 物业管理费 | 0 | |||||||
| 车辆费用 | 0 | |||||||
| 工资 | 0 | |||||||
| 固定资产购入 | 0 | |||||||
| 放贷支出 | ||||||||
| 其他 | 0 | |||||||
| 预计资金余额(余或缺) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
一 费用报销程序
| 预算外报销申请单 | ||
| 超支情况描述 | 申请人： 年 月 日 |
|
| 总经理意见 | ||
费用报销的限额按每月提报的资金预算为准，超出预算的费用作为预算外支出需要总经理同意方可报销。
经办人在报销费用时首先需要填写一式两份的费用报销单，经主管会计审核并制单后，出纳方可支付。主管会计首先要审核是否超出预算，其次要审核原始凭证的真实性，合法性以及业务活动的真实性。
二 借款规定
| 借款申请单 | |
| 借款人 | |
| 借款用途 | |
| 借款金额 | |
| 预算金额 | |
| 超预算金额 | |
| 以前借款是否结清 | |
| 总经理审批 | (超预算总经理审批) |
公司人员借款实行计划申报，业务人员应详细填列“借款申请表”
“借款申请表”一式两份，财务留一份备存，经办人留存一份，待报销时结清借款时将此借款申请表交回财务核对，报帐。借款限额应该不超出所提报预算金额。如所借款项超出预算金额，需要经过总经理同意，方可借款。
借款人员到财务部报销时，必须结清剩余款项，“前不清、后不借”，有特殊情况需要总经理同意。财务人员对出差人员报销凭证进行审核时以报销凭证为准，同时参考《借款申请表》所列项目进行审核，超出借款额的报销费用需要经过总经理同意后方可报销
外部单位、个人非公务借款一律不准借支。试用人员借支差旅费或其他临时性公务借款，由部门经理负责审核并签属视同担保的意见，财务签准后借支。
三 差旅费报销规定
因公务出差可以预先借款，手续按照“借款规定” 办理，差旅费报销需要
填写差旅费报销单，具体内容如下：
| 差旅费报销单 年 月 日 |
|||||||||||||||||||||||||
| 所属 部门 |
岗位 | 报销签名 | 出差事由 | ||||||||||||||||||||||
| 月 | 日 | 起讫地点 | 天数 | 住宿费 | 城市 交通 |
市内 交通 |
餐费 | 单据 张数 |
出差补贴 | 金额 小计 |
|||||||||||||||
| 天数 | 金额 | ||||||||||||||||||||||||
| 会计核定 | 万 | 仟 | 佰 | 拾 | 元 | 角 | 分 | ￥ | |||||||||||||||||
| 预支金额 | 应缴回金额 | 应补付金额 | 预算控制 | □预算内/□预算外 （超预算金额） |
|||||||||||||||||||||
| 业务经办 | （经办人签字） | 业务审核 | （部门经理签字） | 会计审核 | （主管会计） | 有权签署 | 总经理意见 | ||||||||||||||||||
报销人将差旅费报销单填写完，连同报销原始凭证提交给主管会计，主管会计首先审核是否在预算内资金支出，如果报销金额超出预算，需要填写“预算外报销单”提交总经理审批。其次审核是否有预先借款以及原始凭证真实性，合法性。
出差乘坐汽车、火车硬座、硬卧席据实报销。乘坐飞机、火车软卧席需要总经理批准，未经批准乘坐火车软卧席只报销票价的50%。
凡当日出差当日返还，中途需自费在外就餐的，市区外每人每天补助15元，不报销午休费用，市内出差无补助。
出差期间住宿费标准及伙食补助费标准如下：
因工作需要，带公司车辆出差，司机与出差人员享受同样住宿标准，伙食补助按业务人员执行。司机补助由出差人员报销，必须司机签字确认。
差旅费报销单须先经分管部门负责人审阅签字，再交财务审核方予报销。
两人或两人以上集体出差，不允许合并报销，必须单人单报，由一人借款的，可由一人整理合并报销，其他人均不能有报销行为。
出差期间预订火车票的订票费，除五一、国庆节、元旦允许定额报销20元外(必须有售票单位公章或财务章)，其它时间一律不允许报销。
四 业务招待费
预算内业务招待费，按预算执行，预算外业务招待费由经办人填写正式请示，注明招待客人的职别、人数，经总经理核定招待标准后，方可招待。
招待费用单据必须有税务部门监制的正式发票，数字分明，填写清晰，无涂改，内容完备，要素齐全。
个人不得将用于个人目的招待费用在公司报销。
五 其他费用
其他费用报销按预算制度执行，有下列情况者不予报销：
1.私自涂改的单据;模糊不清的单据;内容与实际不符、大小写不一致的单据;
2.签章不符规定的单据;违反财经法规和结算纪律的单据。
3.丢失单据无法取证者。
4.违章罚款及其他因当事人过失造成的损失。
5.对使用虚假单据报销者，第一次发现处以虚报金额5倍的罚款，第二次发现直接解除劳动合同，不再留用。
6.对模仿领导签字进行报销者，直接解除劳动合同，不再留用。
对于没有经过预算批准或总经理同意的报销费用，主管会计和出纳负直接责任。
第九章 财务分析
主管会计每月对公司整体财务运行情况进行分析，做出书面报告。
1.对公司资产、负债、所有者权益情况进行具体量化分析，通过期间比较，发现问题与异常，提出合理化建议。
2.对预算执行情况、费用开支、资金收支计划进行分析，甄别异常情况，提出改进建议。
3.分析公司收益实现情况，提出增收合理化建议。
4.对公司内控制度等执行情况进行分析总结，提出改进建议与措施。
5.对投资风险进行分析评估，提出警戒。
第十章
1.会计档案的范围包括会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它凭证;会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其它会计账簿;财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其它财务报告;其它类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册;财务管理规定类：制度、办法、规定;文书类：经济合同、工作计划、总结等。磁性介质会计档案包括：磁盘、光盘、硬盘等。
2.形成的各种会计档案应按顺序排列，依次在右上角编写页号，按年度立卷。归档的会计档案均应保持齐全完整。并编制会计档案保管清册。
3.公司外部各部门如税务部门需要查阅会计档案时，必须经集团公司财务部领导同意，方能接待查阅。会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需要，必须经公司总经理和财务部门经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，限期归还;
4.会计档案的保管期限
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照下表所列期限执行。
会计档案保管期限表
| 顺序号 | 档 案 名 称 | 保 管 期 限 | 备 注 |
| 一、会计凭证类 | |||
| 1 | 原始凭证、记账凭证和汇总凭证 | 15年 | |
| 其中：涉及外事和对私改造的会计凭证 | 永久 | ||
| 2 | 银行存款余额调节表 | 25年 | |
| 二、会计账簿类 | |||
| 3 | 日记账 | 15年 | |
| 其中：现金和银行存款日记账 | 25年 | ||
| 4 | 明细账 | 15年 | |
| 5 | 总账 | 15年 | 包括日记总账 |
| 6 | 固定资产卡片 | 固定资产报废清理后保存5年 | |
| 7 | 辅助账簿 | 15年 | |
| 8 | 涉及外事和对私改造的会计账簿 | 永久 | |
| 三、会计报表类 | 包括各级主管部门的汇总会计报表 | ||
| 9 | 主要财务指标快报 | 3年 | 包括文字分析 |
| 10 | 月、季度会计报表 | 5年 | 包括文字分析 |
| 11 | 年度会计报表（决算） | 永久 | 包括文字分析 |
| 四、其他类 | |||
| 12 | 会计移交清册 | 15年 | |
| 13 | 会计档案保管清册 | 25年 | |
| 14 | 会计档案销毁清册 | 25年 |
会计档案要销毁时，报总经理批准后销毁。
保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证，不得销毁。应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十一章 发票和收据的使用管理
一、发票的领购、缴销、保管
1.公司所用发票由财务部按规定统一向税务部门购买，按税务部门要求对发票进行管理。
2.公司所用发票由财务人员保管并建立完整的发票登记簿，详细登记各种发票购买、领用和结存情况。
3.已缴销或使用完毕的发票，按集团《会计档案管理规定》进行保管。
发票领用后，领用人必须妥善保管定期到财务部进行缴销。若发票丢失，则由经办人承担造成的一切经济损失(不仅限于税务罚款)。
二、发票的开具
1.公司需要开具发票，首先由公司业务人员填写《销售发票开具通知单》(见附件3)，经公司授权人员审批后，连同相应的合同原件或与原件相符的复印件，提交集团财务人员开具发票。
2.已开好的发票，经业务人员复核无误后，在发票登记簿上签字领取发票相应联次;财务人员依据记账联登记入账。
3.发票填写规定
开发票时，应按顺序号全份复写，并加盖单位发票或财务专用章;各项目内容应填写清晰、真实、完整，包括客户名称、产品名称、规格型号、数量、单位、金额;作废的发票应整份保存，并注明“作废”字样;严禁超范围或携往外市使用发票;严禁伪造、涂改、撕毁、挖补、转借、代开、买卖、拆本和单联填写。
三、发票的取得
1.经办人员取得各类发票时，包括专用发票、普通发票、特殊收据，应严格审核其真伪、内容开具是否合规。
2.重要经济业务发生后，业务人员取得发票时，应向对方索取发票及税务登记证复印件，以确定其是否具有发票开具的资格。若其经营范围中不包含此业务，则其不具备开具发票的资格，需要到税务部门代开发票。
3.业务人员取得发票后应及时送交财务部门入帐，日常经营活动取得的发票，一般应在取得日后30天内提交财务入帐，上年度发票应在年终后两个月内提交财务挂帐或付款，每年3月1日起不再报销以前年度各类发票及票据。
4.财务部门在进行帐务处理时将发现的假发票，退回经办人员，由经办人负责联系客户进行发票的更换。如不能更换，财务部拒绝付款，并追究相关人员的责任。企业必须凭合法的发票入账，凡与企业成本、费用、资产有关的付出，均应索取合法发票。
四 收据的管理
收据由公司统一购买，由主管会计连续编号登记收据登记簿，凡是支付往来款或者放贷款时，需要向对方索要收据，收据上要盖有对方单位财务章或者公章，如为个人要有其签名和指印。收到往来款，要给对方单位开具收据，并登记到收据登记簿。
购货在对方未开具发票时一定要求对方开具收据，证明付款。
发票和收据由主管会计管理，由于管理不当造成发票和收据丢失，毁损由其负责。
第十一章
1、会计凭证、账薄、报表、经营意向、决策资料，财务安排、关系客户资料、财务会议记录，公司有关财务规章制度、证件、印章，会计数据、会计资料及其会计载体(包括计算机、税控装置及程序、电算化程序、备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等)，财务设备等各种资源管理，均适用保密制度，未涉及事项依有关规定或参照本制度执行。
任何人不得在未经财务负责人批准的情况下出借或复印会计凭证、账薄、报表及报告。各财务人员及其负责人不得在未经公司总经理同意的情况下将其掌握的经营意向、决策资料，公司有关规章制度，证件及会计载体等出借、出租或复印、拷贝给任何人使用。
2.对于财务专用计算机，由财务负责人指定专门人员设置使用密码。专人和财务负责人对该计算机的安全与操作承担责任。
3.财务人员对于重要的文字数据必须及时备份，并对备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等各种会计载体妥善保管。
4.对于印章的使用，其专门负责人在职责范围内按程序进行使用和登记，对于特殊事项，必须经公司总经理签字批准后方可使用，并进行相应登记。
