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[分享]监理公司资料管理
监理资料管理，在建设工程管理中，是其中很重要的一项工作，直接影响着工程的成与败。
从建设部的检查，到省、市、县一级地方行政主管部门的检查，都把资料检查列为重中之重。国家的《建设工程资料管理规程》、《建设工程文件归档规范》、《建设工程监理规范》、《建筑工程施工质量验收统一标准》等等国家相应的规范和规程，都对资料做了些严格的具体规定。
作为监理公司，如何将资料更加完善？
笔者以为，由监理公司技术负责人负责牵头，对资料进行程序化管理，并将资料培训纳入日常工作中。一是可以迎接上级主管部门的各种检查，二是让工地有理、有据、有条不稳的程序化的项目管理，三是提高现场监理人员的资料管理水平。这样，不怕任何上级主管部门的检查，并且现场管理有章可寻，有条不紊！
笔者就对监理公司资料管理，肤浅地谈谈自己的看法。
1 项目监理部检查一览表
按照国家、地方对监理资料的要求，制作监理资料检查明细表。可以列成表格，这个表格涵盖工地所有的资料内容。将表格里面的内容细化，几张纸，就可以涵盖所有的工地检查的内容要求，细化的表格里，可以将资料的一些全部覆盖其中。
公司工程部按照这个表格，可以定期到现场进行针对性的检查。这个表格，前提是下发到所有项目监理部，项目部对照资料根据工程的进展情况进行自检，一条条对应进行自查。缺少什么资料，就补什么资料。由总监负责资料的管理工作，一些大工地都配有资料员，小工地则由负责资料的监理员来完成。过去我所在的一些公司，都采用了这样的管理模式，自己也做过几个公司的技术负责人，也亲自起草推行了一些这样的检查表格。
2 公司将资料程序化
目前国家程序化管理已经纳入日常的建设管理当中，比如标准图集，比如各种标准。作为监理公司，可以将监理的一些文件进行系统的程序化。就像ISO贯标一样的程序，但是，贯标人员因为并不熟悉监理的行业，弄出的东西，其实并不适合我们监理的项目部检查。
对于监理公司，可以针对自己公司的内部管理，将文件程序化的做出来。比如，监理规划、监理细则、监理质量各种评估报告等等，一些系列监理的文件，制作成范本，就像国家的范本合同一样，统一的一些标准通用文字，并里面空置一些各个工地针对性的条款，则留出空白。就像目前流行的建筑工地的系列安全软件一样，根据工地的具体情况，将针对性地填入。
看过很多工地的资料，很多没有针对性，泛泛而谈的一个质量评估报告，没有数据的一些概括，或许就是哪里网上抄来的，其实，这样一张纸，是不具备评估报告说服力的。作为评估报告，本人觉得，就像是一篇论文一样，必须有理有据，证据确凿，论点论据都要有，才可以得出合格或是优良的结论。因而，平时的资料管理就是非常重要的一个环节。作为监理文件的范本，可以搞出各种版本的监理文件范本，如针对高楼的，针对厂房的，针对多层的，针对道路桥梁的，针对管涵的等等，将里面的针对性地方空出，由项目部针对性的填入，并将里面不符合工地的地方修改完善。其实，这也是一个系统工程，全套的监理资料，确实是需要有高水平的人才可以完成。
过去做过一个监理公司的技术负责人，有的总监本是市政工程的项目，却用了楼房的监理评估报告，觉得哭笑不得。这样的总监，竟浑然不觉，不得说总监业务水平的低下。现场工地水平高低不同，且资料太多太杂，如果资料员没有一定水平，确实难以应付众多的资料。从头至尾的一个工地，监理需要出据的文件应该可以用“多如牛毛”来形容，要耗费巨大的精力和时间去应对这些文件的编制，如果水平不好，真是难以应对，也只能够是用网上几张纸来应付了事了。
因而，由监理公司技术负责人组织，将资料系统化、程序化，就是相当重要的一个管理环节，可以为工地节省很多的时间，同时对待上级主管部门的检查也可以应付自如，不会查出太多纰漏的问题。
3 项目监理部的台账
项目监理部成立初期，作为公司的检查，就要分清现场程序控制的管理资料和竣工备案时候的归档资料。工地会随着进展情况，逐步加人，又逐步撤人，项目监理部办公室也会随着工地的不断撤离几经辗转，很多资料到最后如果管理不善的话，就会遗失，很多是难以补救的，最后导致无法提供备案资料。因而，总监要高度重视这资料的管理。就要根据国家及地方档案馆的规定明细，提前在工地留置一套需要备案的资料，根据工地的具体情况，设置统一的台账。按照档案馆的要求，一项一项的落实。
曾看过有一个工地，因为工地不设置混凝土试块的台账，施工单位只是口头上说混凝土试块的情况，报给监理的试验报告资料寥寥无几。到底是做了多少组试块也不知道，符合不符合规定的组数也不知道。最后是一团乱麻的资料。假如事先按照混凝土的方量，算出需要多少组试块，并根据现场情况做出统一的台账（如监理部不做统一的台账，就要经常去查施工单位的统计台账）。这样，就可以及时了解情况，有理有据地管理现场，资料和现场才可以对上。
4 项目部内部资料管理
项目监理部，在总监的带领下，对资料应该经常自查，就是按照公司及国家、地方、规范等等有关文件，自查。按照本文的第一点，如果公司将资料已经系统地整理出来，就按此一条一条地逐条落实就行，因为，这样一个完整的范本，可以逐项落实后，基本不会有什么太多漏项的地方。分门别类地建立统计台账。这个各个公司，有自己的要求。
譬如浙江省，就有《建设工程监理工作标准》，譬如宁波地区，就有《宁波市建筑工程资理管理规程用表》A、B、C类三类表格，很具体，很详细，按照该标准和指南，系统的整理归类，做好统计台账，就行了。那么，上级主管部门，大多是依据这样的规定，进行检查，这样，工地的资料管理，对现场，对上级的检查，都不会查出致命的问题，工地的管理依据这样的资料，也不会出现大的纰漏。
公司级别的检查，只是起一个辅助的督促和强化的作用。但将公司资料程序化管理，笔者以为，应该是公司技术负责人应该纳入程序的一项工作。
5 根据工地的进展情况做好现场监理资料
工程从第一次工地例会开始，到竣工验收后的资料归入档案馆，是一个庞大的系统工程。这样的一个庞大的资料系统工程，是一点一点逐步完成的，有些是过程控制资料，有些是要纳入档案馆的。我们监理人，应该自豪，我们无论是总监还是专监，亦或是监理员，所签署的名字，在档案馆里，都是有年限的，长期保管、中期保管、短期保管。就像万里长城，有些砖都刻有名字，那是历史的记录。如今，档案馆里，有我们的名字，这名字虽说不是名垂千古，可也是责任重大。有些地区，还有将标牌刻好在小区中。如今，任何一个工程项目，都是终身制，签字后，档案馆里，很多资料，就会找到我们的名字，因此，资料管理这是个很严肃的事情，大意不得。
我时常从曾经监理过的工地路过，譬如慈溪人民医院，譬如恒源大酒店，譬如慈园小区、譬如杭州湾跨海大桥指挥管理中心、譬如越溪梅园小区等等，每每总是有一种自豪感由心底升起，在这历史的长河中，我们也像一滴水一样奔腾过，在档案馆里，留有了我们名字的一瞥，该是幸福的监理人！
6 掌握熟悉监理的各项业务
工地的总监、专监、监理员，要熟悉监理资料的各道程序，并熟悉各种资料的编写和签字程序，这是监理业务的一项要求。其实也是一项技能的完整体现。
我一直很赞赏国家的资格证书考试制度，有些现在是逐渐取消了。我一直认为各种资格证书考试不应该取消，因为，就是因为这样的资格证书考试，使我们的管理水平有了一个飞跃性的提高。举个例子。那天去一个工地检查资料，说起监理的各种职能。我其实考取全国注册监理工程师已经有13年的时间了，如果不是因为写书或是做些培训以及一些继续教育的学习，或许对有些内容早就忘记了精光，可是，现场一个刚刚经过浙江省的监理工程师考试的专监，就直接说出了几种，他说的斩钉截铁，是因为他刚刚进行完培训，刚刚取得了资格证书，正在进行备案之中。
知识就是这样，不断的学，不断的忘记。这就是说，干一行爱一行，如今的社会，知识更新的太快，并不是什么博士，硕士，学士们就拥有足够的知识，不学习，一两年之后，你会忘记的精光。很多戏曲、绘画、书法等等方面的人，都是天天在练功。我了解的一位画家，即使画功很好了，可每天都在练功，每天必须动笔。一位练了四十年的书法同学，也是每天都是坚持练。其实应用到我们监理业务上也是一样的道理，假如，只是取得了一本资格证书，就放弃了不断的更新知识的学习，其实，他的水平不会高到哪里去，尽管他可能是很高的学历，或是很高的工，放弃了学习，那只是一个挂的标签而已，不足称道。实际水平不会很高，只是他身上的标签在闪光而已。那不是真正的功夫。
监理资料管理，还有很多很多内容，不在这里一一罗列。这里，也是归纳这些年的心得而已，很不成熟，也算是给自己一个小结吧。
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