采购管理方法：努力减少预算的失误以及由此带来的损失

为了使采购预算更具灵活性和适应性以应对意料之外的可能发生的不可控事件，企业在预算过程中应当尽力做到以下几点，以减少预算的失误以及由此带来的损失： 一、改革与预算编订相并的业绩评估方式 为了鼓励部门提交更具挑战性的预算报告，我们有必要对业绩评估方式进行一些小小的修改。企业的预算规划是在战略目标框架之内提出的。在从设置目标到提交预算这一连续的动态过程当中，我们不但要仔细审查影响预算实现的内部不可控因素，还要详细研究外部不可控田素，并进—步识别出影响预算实现的关键成功因素。对这些因素有了初步的认识后，不论是基层管理者，还是高层决策人员都应当以积极的心态，以切合实际的态度，制定出实事求是的假设条件，这些假设条件要清楚无误地以书面形式记录下来，并呈交给各相关人员，尤其是人力资源部门，从而使人力资源部门明确认识到哪些是可控因素，哪些是不可控因素。对于那些不可控因素，人力资源部门在进行业绩评估时，必须有这方面的考虑，并向管理者提出建议。积极合理的假设将会使人力资源部做出正确的评估报告，解决了部门主管绩效评估的后顾之忧，这就等于解开了束缚他们手脚的麻绳，使他们能够大显身手。 二、采取合理的预算形式 如果问一位企业的总经理，利润和现金流哪个更重要，你认为他会怎么回答?每一位明智的决策者都知道，现金流对于企业来说是最重要的，它是企业脉管中流淌的鲜血，时时都有新鲜血液的流动才能使组织充满青春的活力。因此，企业内部各部门所采用的预算形式应把重点放在现金流而不是收入和利润上。当然，最佳的预算形式最终还是取决于组织的具体目标。 三、建立趋势模型 预算向我们讲述的是未来，所有的代表期望行为的数字都是估计值，我们所提供的应是代表收入和支出的最有可能情况的数字预报。为了确保这些数字的最大价值，我们应当建立一个趋势模型，模型的建立可以使我们对组织期望的产出有完善的规划和清晰的文件。模型以直接的数据资料为基础，具有时间敏感性，能够反映服务和产品需求的变化。数学工具的应用将会使我们的报告更加准确，使用这一方法，要求企业内部拥有完备的统计资料，掌握历史数据。 四、用滚动预算的方法 企业经营是一个连续不断的过程，只是为了使用方便才在时间上对它们进行了硬性分割。为了能够使预算与实际过程更紧密地联合在一起，采用滚动预算的方法，在制订这一期预算的时候根据实际情况同时对下几期的业务进行预算，能够保证企业活动在预算上的连续性。预算活动的滚动性和对细节的强调，要求各个部门的管理人员投入大量精力，紧密高效地开展工作。工作过程可以采取分两步走的方式：第一步是整体思考，要求管理者从总体战略出发，勾划出预算的框架，制订出必要的行动方案，如果预算结果出现偏差要及时修改；第二步进入细化阶段，管理者为每一部门制定最终预算的细节，并确保其被每一部门所接受。 无论是何种类型的预算，只要满足了上面的要求都可以最大程度地发挥其潜能，保障组织计划的顺利实施。