文件控制程序

时间: 2019-01-09 18:15 阅读: 次大中小

1目的

对本公司管理体系所要求的文件（包括资料数据及需要控制的外来文件及标准）进行控制和管理，确保本公司及有关场所使用的文件及资料为最新有效版本。

2适用范围

适用于管理体系所有文件、资料和外来文件的控制和管理。

3职责

3.1最高管理者：负责质量手册和程序文件的批准和颁布；

3.2质量负责人：负责质量手册和程序文件的编制、修订和审核；负责管理体系文件的现行有效；

3.3技术负责人：负责作业指导书及其他技术性文件的批准；各部门的专用文件由各部门自行控制保管；

3.4综合办公室：配合组织管理体系文件的编制和修订。

4工作程序

4.1文件的分类

4.1.1本公司编制的文件

1)本公司编制的管理体系文件（如质量手册、程序文件、管理记录表格等）；

2)本公司编制的技术性文件（如作业指导书、技术记录表格等）。

4.1.2外来文件

1)外来管理文件（如国家及上级机关颁布的有关法规、法令、政策以及上级批示、指示等）；

2)外来技术文件（如行业可直接引用或执行的技术规范、技术标准、规则，外来图书和技术资料和委托方提供的资料、信函及传真件、电话记录等）。

4.1.3文件的受控和非受控

1)本公司文件分受控和非受控。凡本公司内部使用的文件均为受控版本，如本公司编制的管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业指导书）和国家现行有效的法规、法令、政策及行业和当地需直接引用或执行的技术规范、技术标准、规则等文件属于受控文件；发送与外部联系单位的文件属于非受控版本；受控应在首页加注相应的印章标记；

2)受控本经综合办公室编号后登记发放，一本存档案室。若内容需作更改时，应首先对存档案室的受控本进行更改，其后再对发放的其它受控本依次进行跟踪更换。更换下来的文件或文件插页应及时加注“作废”标识，归档保存或销毁；

3)非受控文件仅作发放登记，不作发放编号。

4.2外来文件的接收

4.2.1凡外来文件先由综合办公室接收、交资料管理员登记，并填写“外来文件登记表”；

4.2.2文件先由最高管理者或技术负责人批阅，提出处理意见，填写“文件处理表”；

4.3.1内部编制文件的分类及代号:

4.3.2文件编号规则

4.3.2.1质量手册： QCJC-SC-**(*)-****

批准实施年号

修订号

章节号

文件分类代号

本实验室代号

4.3.2.2程序文件： QCJC-CX-**（*）-****

批准实施年号

修订号

章节号

文件分类代号

本实验室代号

批准实施年号4.3.2.3作业指导书： QCJC-ZD -GZ**（*）-****

修订号

顺序号

章节代号

文件分类代号

本实验室代号

4.3.2.4质量记录格式：QCJC-CX**-ZJL**（*）-****

批准实施年号

修订号

顺序号

文件分类代号

程序文件章节号

本实验室代号

4.3.2.5技术记录格式： QCJC-JJL-**（**）

顺序号

参数类别号

文件分类代号

本实验室代号

注：表格中实验室代号、文件分类代号、参数类别号用第一个字母代替

4.4文件的编制、审核、批准

4.4.1质量方针、质量目标由公司最高管理者主持制定、颁布；

4.4.2质量手册、程序文件和管理记录格式由质量负责人组织编写、审核，最高管理者批准颁布；

4.4.3技术记录格式及作业指导书由检测部门组织制订，部门负责人/主任工程师审核，技术负责人批准；

4.4.4综合办公室负责本公司外部的技术文件申购，交技术负责人审核、最高管理者批准；

4.4.5 所有的文件批准后均由综合办公室负责编号登记。

4.5文件的发放

4.5.1综合办公室负责建立所有文件的收发台账；

4.5.2质量手册、程序文件的发放

2)体系文件因破损影响使用时，可由各部门向质量负责人申请置换完好的有效文件，但必须上缴破损的有效文件；1)对于管理体系运行起重要作用的各个场所，由综合办公室按需要制定发放清单，报质量负责人审批，综合办公室及时分发至部门及有关人员，并填写“受控文件发放/借阅登记表”；

3)如文件存在丢失，应向质量负责人提出书面申请，经批准后由综合办公室补发，丢失的文件一旦找回，应立即上交质量负责人。

4.5.3技术性文件的发放

1)技术性文件的发放范围由技术负责人根据工作需要确定，报最高管理者审批；综合办公室填写“受控文件发放/借阅登记表”，并按审批发放范围发放，保存文件须按类归档；

2)文件因破损影响使用时，可由各部门向质量负责人申请置换完好的有效文件，但必须上缴破损的有效文件；

3)如文件存在丢失，应向质量负责人提出书面申请，经批准后由综合办公室补发，丢失的

文件一旦找回，应立即上交质量负责人。

4.6文件的修改

4.6.1质量手册、程序文件可由各使用部门根据运行中的实际情况提出修改，经质量负责人审核，报公司最高管理者批准后实施，由质量负责人维持其现行有效。管理记录由使用部门提出修改申请，质量监督员审核后，报综合办公室登记，经质量负责人批准后实施；

4.6.2技术文件由检测部门根据实际运行情况提出修改，经部门负责人审核，报公司技术负责人批准后实施；

4.6.3文件修改的申请、编制和签发与原文件的编制、审核、批准的程序相同；由修改部门负责填写“文件修改/作废申请表”，并负责办理；

4.6.4文件修改后，综合办公室应将修改的文件按规定的发放范围及时发放到位，并收回所有被修改的作废文件；对于非受控文本不作修改。

4.7质量手册、程序文件的换版与作废

4.7.1有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次有效文件相应作废。综合办公室按原发放范围、发放程序换发新版本文件；

4.7.2换发新版文件时，原版次有效文件由综合办公室收回交资料管理员做好标记，并及时销毁，需做资料保留的，需加盖“作废”印章标志后方可存档。

4.8技术性文件的停用和作废

4.8.1部门负责人负责文件资料有效性的确认，通过检测部门跟踪标准、规程的最新出版等信息。要求停止使用的技术文件，应由使用人通过部门负责人提出。经技术负责人批准后，由资料管理员收回销毁；

4.8.2过期作废的文件资料应及时从作业现场收回，防止误用。如需保留一段时间，应有

4.8.3资料管理员应对淘汰的文件及时清理、集中管理。需要销毁的文件应执行本程序4.7.2条的规定。明显“作废”标记，以示区别。尤其在合订本的有关标准中，作废文件应予标明；

4.9文件的归档与管理

4.9.1本公司所有文件，应分类进行存档；

4.9.2受控文件应分类列出“受控文件一览表”。归档按《记录管理程序》和《档案管理程序》执行；

4.9.3文件均应按照有关文件要求保存适当的期限，保存期将根据文件的重要程度和使用有效性决定；

4.9.4所有存入光盘的文件应进行适当标识、编目，按档案管理规定保存。更改或换版时及时修正；任何人不得在受控文件上乱涂改，不准私自外借或复制，确保文件的清晰和安

全保密；

4.9.5工作人员借阅文件资料应向档案管理员办理借阅手续，使用后及时归还，外部人员借阅或复制文件应经公司最高管理者批准。由档案管理员办理，并登记。

4.9.6保存在计算机系统内文件或在网络上发放传输文件，执行《计算机及数据安全管理程序》；

4.9.7外来文件的控制

1)外来的法规文件，由技术负责人组织确认后可直接引用；非法规性文件的引用由技术负责人批准，并控制其有效性；

2)外来文件如标准规范等由资料管理员负责收集，加盖受控章，发放到相关部门使用；

3)委托方提供的资料文件，由综合办公室负责其有效性并做好备案；涉及客户机密的外来文件管理执行《保密和保护所有权程序》。

4.10文件的评审

质量负责人、技术负责人应定期组织对现有管理体系文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行实时评审，必要时予以修改，具体修改执行本程序4.6条规定。

5相关文件

5.1《档案管理程序》

5.2《质量手册管理程序》

5.3《记录管理程序》

6 相关记录

6.1受控文件一览表

6.2技术标准/规范一览表

6.3受控文件发放/借阅（回收）登记表

6.4文件编制审批表

6.5文件修改/作废申请表

6.6外来文件登记表

6.7文件处理表

6.8检测标准查新记录表

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